Aby uzyskać zapłatę należności niekiedy należy skierować sprawę na drogę postępowania sądowego. Wówczas trzeba odpowiednio ująć ją w ewidencji księgowej oraz prawidłowo zaksięgować koszty jej dochodzenia. Powinno się również wykazać ją w odpowiedniej pozycji w bilansie i właściwie ująć po wydaniu wyroku sądu.

Za należności dochodzone na drodze sądowej uważa się takie, które zostały skierowane do sądu ze względu na to, że dłużnik zwleka z ich uregulowaniem lub że stanowią roszczenia sporne. Ewidencję zdarzeń z nimi związanych prowadzi się na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Należności dochodzone na drodze sądowej). Należność skierowaną na drogę sądową należy przeksięgować na to konto w kwocie objętej pozwem, tj. wymagającej zapłaty. Kwota ta uwzględnia więc m.in. naliczone kontrahentowi odsetki za zwłokę w zapłacie, które jednostka mogła ująć zapisem:

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta),

- Ma konto 75-0 "Przychody finansowe".

Zatem w dacie złożenia pozwu do sądu należność w kwocie wymagającej zapłaty, wynikającej z pozwu sądowego, przeksięgowuje się zapisem:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Należności dochodzone na drodze sądowej),

- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta).

Należności dochodzone na drodze sądowej zazwyczaj obarczone są ryzykiem niespłacalności i zachodzi prawdopodobieństwo, że nie przyniosą one w przyszłości korzyści ekonomicznych. W takim przypadku należy objąć je odpisem aktualizującym. Jeśli nie dokonano tego wcześniej, można to uczynić pod datą skierowania sprawy do sądu. Odpisu aktualizującego dokonuje się w odniesieniu m.in. do należności:

• przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności,
   
• kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności,
   
• stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania.

Wynika to z art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. Odpisy aktualizujące zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych, zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis (art. 35b ust. 2 ustawy o rachunkowości). Odpisu aktualizującego wartość należności w księgach rachunkowych można dokonać w wartości brutto, tj. łącznie z podatkiem VAT. Ujęcie w księgach rachunkowych wygląda następująco:

a) kwota odpisu w części dotyczącej należności głównej

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

b) kwota odpisu w części dotyczącej odsetek za zwłokę w zapłacie należności, jeśli jednostka je naliczyła

- Wn konto 75-1 "Koszty finansowe",

c) łączny odpis aktualizujący

- Ma konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności".

Nadmieńmy, że jeśli jednostka uzna, iż sytuacja finansowa dłużnika jest dobra, a sprawa jest w sądzie, by przyspieszyć otrzymanie zapłaty i istnieje pewność odzyskania należności w pełnej kwocie, nie musi takiego odpisu tworzyć.

Skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego wiąże się z poniesieniem kosztów, tj. np. wpisu sądowego, opłaty kancelaryjnej, opłaty skarbowej, kosztów zastępstwa procesowego, kosztów opinii biegłych. Poniesione koszty sądowe jako związane pośrednio z działalnością operacyjną (art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości), jednostka powinna ująć w pozostałych kosztach operacyjnych, zapisem:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Należność dochodzona na drodze sądowej figuruje na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Należności dochodzone na drodze sądowej) do czasu uprawomocnienia się wyroku. Na każdy dzień bilansowy podlega inwentaryzacji w drodze weryfikacji dokumentów. Wskazane jest, by w weryfikacji takiej należności brał udział radca prawny jednostki prowadzący przed sądem sprawę jej dochodzenia.

Tego typu należności wykazuje się w aktywach bilansu odrębnie w pozycji B.II.2d jako "Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek dochodzone na drodze sądowej". Wartość należności podlegającą wykazaniu w bilansie pomniejszają dokonane odpisy aktualizujące. Stąd jeżeli jednostka dokonała odpisu aktualizującego na całą wartość należności - nie będzie ona wykazana w aktywach bilansu.

Zasądzenie należności

W momencie uprawomocnienia się wyroku, należność dochodzoną na drodze sądowej, jednostka powinna z powrotem przeksięgować na konto rozrachunkowe, jako że staje się ona ponownie należnością bezsporną:

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Należności dochodzone na drodze sądowej).

W przypadku gdy odpis aktualizujący był utworzony, zasądzone na rzecz jednostki koszty procesowe, a także odsetki za zwłokę, w dacie uprawomocnienia się wyroku sądowego zalicza się na podwyższenie odpisu aktualizującego należność główną, zapisem:

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta),

- Ma konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności".

Wpływ środków pieniężnych na rachunek bankowy tytułem spłaty należności głównej, zwrotu kosztów postępowania sądowego, odsetek za zwłokę jednostka powinna ująć zapisem:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta).

Równocześnie z chwilą uregulowania wierzytelności jednostka powinna rozwiązać odpis aktualizujący, poprzez wyksięgowanie kwoty spłaconej należności wraz z kosztami postępowania sądowego:

a) część dotycząca należności głównej i kosztów sądowych

- Wn konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności",

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne",

b) część dotycząca zasądzonych odsetek za zwłokę w zapłacie

- Wn konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności",

- Ma konto 75-0 "Przychody finansowe".

Natomiast w sytuacji gdy na należność dochodzoną na drodze sądowej nie utworzono odpisu aktualizującego, na podstawie prawomocnego wyroku sądowego korzystnego dla jednostki dokonuje się zaksięgowania:

a) zwrotu kosztów sądowych

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta),

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne",

b) odsetek

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta),

- Ma konto 75-0 "Przychody finansowe".

Zapłata należności orzeczonych przez sąd na rachunek bankowy jednostki powoduje tylko następujący zapis:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta).

Oddalenie roszczenia

Może się też zdarzyć, że wyrok sądowy będzie niekorzystny dla jednostki. Jeśli sąd oddali roszczenie, wówczas należność ponownie przenosi się na konto rozrachunków, księgując:

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Należności dochodzone na drodze sądowej).

Uznanie takiej należności za nieściągalną, jeśli była objęta odpisem aktualizującym, ujmuje się zapisem:

- Wn konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności",

- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta).

Natomiast jeśli odpis aktualizujący nie był tworzony, wartość należności księgujemy w pozostałe koszty operacyjne lub koszty finansowe:

a) odpisanie należności głównej

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

b) odpisanie naliczonych odsetek za zwłokę w zapłacie należności

- Wn konto 75-1 "Koszty finansowe",

c) łączna wartość odpisywanej należności

- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta).

Przykład

Założenia

1. Spółka sprzedała kontrahentowi towary o wartości brutto: 10.980 zł.
    
2. Po bezskutecznych wezwaniach do zapłaty spółka skierowała sprawę do sądu, ponosząc przy tym koszty sądowe w kwocie: 700 zł.
    
3. Spółka otrzymała prawomocne orzeczenie sądu, zasądzające na rzecz spółki należność główną oraz zwrot kosztów sądowych.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
		Wn	Ma
1. Pozew sądowy - skierowanie sprawy do sądu:	10.980 zł	24-6	20
2. PK - odpis aktualizujący wartość należności:	10.980 zł	76-1	28
3. WB - poniesione koszty sądowe:	700 zł	76-1	13-0
4. Wyrok zasądzający na rzecz spółki zapłatę należności wraz z kosztami sądowymi:   a) należność główna   b) zasądzone koszty sądowe	10.980 zł 700 zł	20 20	24-6 28
5. Dłużnik uregulował należność:   a) WB - uznanie rachunku bankowego   b) PK - rozwiązanie odpisu aktualizującego	11.680 zł 11.680 zł	13-0 28	20 76-0

Księgowania

Podstawa prawna: ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).