1. Okres przechowywania ksiąg za 2009 r.

Stosownie do art. 74 ust. 2 pkt 1 oraz ust. 3 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe przechowuje się przez okres co najmniej 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. A zatem księgi rachunkowe dotyczące 2009 r. powinno się przechowywać - zgodnie z przepisami bilansowymi - przynajmniej do końca roku 2014.

Zwróćmy jednak uwagę, że określone w ustawie o rachunkowości terminy przechowywania dokumentacji księgowej należy stosować przy uwzględnieniu przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz innych aktów prawnych. I tak, na podstawie Ordynacji podatkowej, księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, a także prowadzone do celów podatkowych ewidencje, rejestry i związane z nimi dokumenty, przechowuje się do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (por.art. 86 § 1 i art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej). Zobowiązanie podatkowe przedawnia się natomiast z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku - w oparciu o art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.

W związku z tym, jednostki mają obowiązek przechowywać księgi rachunkowe dotyczące 2009 r. do końca 2015 r. Wprawdzie okres ich przechowywania liczony na podstawie ustawy o rachunkowości upłynie z końcem 2014 r., jednak zgodnie z Ordynacją podatkową - z końcem 2015 r.

Okres przechowywania zbiorów wyznacza także m.in. art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227), zgodnie z którym listy płac, karty wynagrodzeń lub inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przechowuje się przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego pracodawcy.

Okresy przechowywania dokumentacji księgowej związanej z prowadzeniem ksiąg rachunkowych za 2009 r. - zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowości oraz przepisami Ordynacji podatkowej - prezentuje poniższa tabela.

Dodajmy, że podstawowy okres przechowywania ksiąg może zostać wydłużony na skutek przerwania lub zawieszenia biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Szczegółowe regulacje w tej kwestii określa art. 68-71 Ordynacji podatkowej.

2. Sposób przechowywania ksiąg za 2009 r.

Miejsce oraz forma przechowywania ksiąg rachunkowych, sprawozdań i dowodów księgowych, powinny zostać określone w instrukcji obiegu dokumentów stanowiącej część dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne, dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, powinny być przechowywane w taki sposób, aby nie dopuścić do niedozwolonych w nich zmian, nieupoważnionego ich rozpowszechnienia, uszkodzenia lub zniszczenia (art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zasadniczo powyższe zbiory - zgodnie z art. 73 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości - przechowywane są w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Dodajmy, że niektóre dowody księgowe mogą być przechowywane na informatycznych nośnikach danych - zamiast w formie papierowej. Zgodnie bowiem z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2009 r., z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Miejscem przechowywania dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, ksiąg rachunkowych, sprawozdania finansowego, w tym również sprawozdania z działalności jednostki, a także dowodów księgowych oraz dokumentów inwentaryzacyjnych jest siedziba jednostki lub oddziałów (zakładów) - stosownie do art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Zwracamy jednak uwagę, że powyższe zbiory (począwszy od 2009 r.) mogą być przechowywane poza siedzibą jednostki lub oddziałów (zakładów) - pod warunkiem, że zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów (nowy art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości). W takim przypadku konieczne jest, aby kierownik jednostki powiadomił właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania ksiąg i zapewnił dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy (art. 11 ust. 4 ww. ustawy).